Die Inventur im Buchhandel

Vorschriften einer ordnungsgemäßen Inventur:

Eine wesentliche Voraussetzung für die Anerkennung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bildet die körperliche Aufnahme (Inventur). Der Grundsatz der materiellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erfordert, dass die Lagerbestände bei der Inventur nach Art und Menge vollständig aufgenommen und einschließlich der Wertansätze jederzeit nachprüfbar sind. Konkret bedeutet dies für die Inventur:

        Belege und sonstige Inventurunterlagen sind durchzunummerieren.

        Aufzeichnungen der Inventur sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen.

        Die Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

        Es darf nicht radiert oder in anderer Form gelöscht werden.

        Korrekturen während oder nach der Inventur müssen abgezeichnet werden.

        Aufzeichnungen können auch auf Datenträger geführt werden.

        Die Aufbewahrungsfrist aller Inventurunterlagen beträgt 10 Jahre.

Vorbereitungen, die eine Inventur erleichtern:

     Checklisten:
In die Checklisten wird alles eingetragen, was am Aufnahmetag der Inventur vorhanden sein muss.

     Organisationsanweisung:
Um Rückfragen während der Inventur auf ein Minimum zu reduzieren, sollte den Aufnahmeteams eine Organisationsanweisung ausgehändigt werden. Zeitplan, Checklisten und Organisationsanweisung werden nur einmal aufgestellt. Nach der Inventur sollten sie mit den Mitarbeitern durchgesprochen werden und gegebenenfalls für die nächste Inventur abgeändert werden.

     Kennzeichnung der Regale und Fächer:
Alle Regale und Fächer sollten  vor der Inventur durchnummeriert werden. Diese Standortkennzeichnung muss bei der Inventuraufnahme mit angegeben werden.

     Inventurlisten:
Vor der Inventur sollten Inventurlisten durchnummeriert werden. Erfolgt die Ablage in Ordnern, dann sollten die Inventurlisten bereits gelocht sein.

     Kommissionsware:
Diese Ware gehört dem Lieferanten und wird bei der Inventur nicht als Eigenbestand aufgenommen. Die Buchung des Wareneingangs wird meistens erst bei Abrechnung mit dem Verlag vorgenommen. Um zum Bilanzstichtag Inventurdifferenzen zu vermeiden, muss der Wert (Einkaufspreis) der bereits verkauften Ware ermittelt und ein Buchungsbeleg erstellt werden.

     Ansichtssendungen an Kunden:
Sie gehören zum Bestand der Buchhandlungen und sind bei der Inventur anhand der Lieferscheine zu berücksichtigen. Wenn möglich, sollten Ansichtssendungen vor der Inventur mit dem Kunden geklärt und abgerechnet werden.

     Abholfach:
Bereits bezahlte Artikel sind bei der Inventur nicht zu berücksichtigen.

      Lieferungen mit Rückgaberecht:
Wenn möglich, sollte vor der Inventur mit dem Verlag abgerechnet werden.

      Unterwegs befindliche Ware:
Alle Pakete, die sich am Inventurstichtag im Haus befinden, müssen aufgenommen werden. Sind diese Pakete noch nicht ausgepackt, kann die Ware auf einem separaten Blatt als Gesamtsumme je Lieferung aufgenommen werden.

Bestandsaufnahme durch eine Inventur:

Die Inventuraufnahme umfasst vor allem die Lagerbestände im Sortimentsbuchhandel, aber auch Hilf- und Betriebsstoffe, sowie Non-Book Artikel:

      Inventur der Lagerbestände im Sortimentsbuchhandel:
Dazu zählen alle Verlagserzeugnisse. Damit sind alle „Waren des Buchhandels und Erzeugnisse des graphischen Gewerbes“ gemeint: Bücher, Broschüren, Zeitungen, Zeitschriften, Bilderbücher, Malbücher, Noten etc..

     Inventur der Hilfs-und Betriebsstoffe:
Dazu gehören Verpackungsmaterial oder Heizmaterial. Dabei genügt es, wenn sie mit einem angemessenen Schätzwert erfasst werden.

     Inventuraufnahme von Non-Books:
Randsortimente einer Buchhandlung, wie z.B. Grußkarten, CDs, Geschenkartikel etc. müssen bei der Inventur ebenfalls erfasst werden. Der Einfachheit halber erfolgt auch hier die Erfassung mit dem Verkaufswert, um mit der durchschnittlichen Aufschlagskalkulation den Einstandspreis zu ermitteln. Wertvolle Objekte, etwa des Kunstgewerbes, werden mit dem Einstandspreis erfasst.

1.   Herkömmliche Inventuraufnahme
Wird die Inventur mittels einer herkömmlichen Aufnahmemethode durchgeführt, dann muss erfasst werden:

   Titel und Verfasser
    Menge
    Ladenpreis
    Gesamtpreis
    Anschaffungsjahr

2.   Verkürzte Inventurmethode
Es müssen dann lediglich eingegeben werden:

    ISBN (Internationale-Standard-Buch-Nummer)
    Verlagskürzel und Titelnummer
    Wareneingangsnummer (bezeichnet die Rechnung, in der der Titel aufgeführt ist)

3.   Inventur bei Reihentiteln
Bei Reihentiteln mit gleichem Verlag und identischem Preis kann darauf verzichtet werden, den einzelnen Titel zu nennen.

4.   Inventur bei Kleinschriften
Bei Kleinschriften bis zu einem Verkaufspreis von 2,56 €, ist die Titelangabe nicht erforderlich.

Aufnahmemethoden bei der Inventur:

      Inventur mit Hilfe von Listen:
Bei dieser Form der Inventuraufnahme werden Titelangaben, Menge und Preis in Listen eingetragen und mit Datum und Namen des Aufnehmenden versehen.

      Inventur mit Hilfe eines Diktiergerätes:
Die Bestandsaufnahme erfolgt über das Diktat des Aufnehmenden in ein Diktiergerät. Anschließend müssen die Daten vom Tonträger auf Listen oder andere Datenträger übernommen werden.

      Fotografische Inventur:
Bei der fotografischen Aufnahme der Bestände wird auf Nennung von Verfasser und Titel verzichtet, weil diese Angaben durch das Foto oder den entwickelten Film belegt sein müssen. Ergänzend müssen dann die zugehörigen Mengen und Preise (und evtl. Anschaffungsjahr) in Listen eingetragen werden. Die Daten müssen den Büchern auf den Fotos problemlos zuzuordnen sein. Die Fotografien stellen einen Teil der Inventurlisten dar und sind mit diesen aufzubewahren.

      Inventur durch Scannen von ISBN:
Bei dieser Form der Bestandsaufnahme wird die Inventur mittels eines mobilen Datenerfassungsgerätes (MDE) oder mit einem  Scanner an der Kasse durchgeführt. Dabei müssen lediglich die ISBN erfasst werden. Diese werden dann in der Warenwirtschaft weiterverarbeitet. Dabei entstehen die entsprechenden Inventurlisten und Inventurdifferenzlisten.

Bewertungsmethoden bei der Inventur:

Der Gesetzgeber verlangt, dass das durch die Inventur ermittelte Vorratsvermögen stets mit dem niedrigeren Teilwert angesetzt wird. Der Teilwert ist nach § 6 Abs. 1 Ziff. 2 EstG der Preis, den ein Erwerber des Unternehmens für das zu bewertende Wirtschaftsgut im Rahmen des Gesamtkaufpreises ansetzen würde.

Inventur mit einem einheitlichen Pauschalabschlagssatz (ohne Berücksichtigung der Anschaffungsjahre):

     Ein Pauschalabschlagssatz von 60 % auf den Verkaufspreis wird i.d.R. nicht beanstandet.

     Es müssen alle Bestände, auch die im Preis herabgesetzten und die bisher mit 0 Euro  bewerteten Bücher, mit dem Verkaufspreis am Stichtag aufgenommen werden.

     Sortimentsbuchhandlungen, die auf die Bewertung mit einheitlichem Pauschalabschlagssatz übergehen wollen, im vorangegangenen Jahr aber einen höheren Abschlagssatz hatten, können im Jahr des Übergangs einen Mittelwert zwischen dem bisherigen und dem einheitlichen Pauschalabschlagssatz ansetzen.

Inventur mit nach Anschaffungsjahren gestaffelten Pauschalabschlagssätzen:

Der Unternehmer kann bei der Inventur die Bestände nach Anschaffungsjahren getrennt aufnehmen und folgende gestaffelte Abschlagssätze auf den Verkaufspreis vornehmen:

Einkaufsjahr Abschlag

Letztes Geschäftsjahr 50 %

Vorletztes Geschäftsjahr 70 %

Vorvorletztes Geschäftsjahr 90 %

Taschenbücher und taschenbuchähnliche Reihenbücher sowie Kleinschriften mit einem Verkaufspreis bis zu 2,50 € können bei der Inventur ohne Rücksicht auf das Anschaffungsjahr mit einem Abschlagssatz bis zu 70 % des Verkaufspreises bewertet werden.

Inventur durch Einzelbewertung:

Basis für die Pauschalabschlagssätze und für die Einzelbewertung bilden die um die Umsatzsteuer gekürzten Verkaufspreise.  Der Gesetzgeber verlangt nicht zwingend die Angaben des Einkaufsjahres bei der Inventur. Wird bei der Inventur auf  das Anschaffungsjahr verzichtet,  so führt das dazu, dass bei der Lagerbewertung ein einheitlicher Teilwertabschlag angesetzt werden muss.  Aus betriebswirtschaftlichen Gründen sollte aber die Inventur möglichst genaue Daten liefern. Deshalb ist es durchaus sinnvoll, dass bei der Inventur das Anschaffungsjahr mit erfasst wird, wenn es nicht schon in der Warenwirtschaft hinterlegt ist.

Inventur von antiquarischen Gegenständen:

Werke mit Altertums- oder Liebhaberwert, wie Erstdrucke, Kupferstiche, Holzstiche u.ä. werden stets mit dem Anschaffungswert oder mit dem niedrigeren Teilwert bewertet (Einzelbewertung).

      Modernes Antiquariat: Es wird genauso bewertet wie preisgebundene Titel. Allerdings wird nicht der frühere Ladenpreis, sondern der herabgesetzte Richtpreis, der zumeist vom Großantiquariat vorgegeben ist, angesetzt. Alternativ kann auch der festgesetzte Verkaufspreis die Basis für die Abschläge bilden.

      Bibliophiles Antiquariat: Beim i.d.R. recht wertvollen bibliophilen Antiquariat wird die Einzelbewertung nach Anschaffungskosten vorgenommen.

Inventur von Non-Books und Kalender

Grundsätzlich gelten auch hier die allgemeinen Regeln zur Bewertung des Vorratsvermögens. Obergrenze sind auch hier die Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Sind diese nicht bekannt, so ist auch eine retrograde Ermittlung der Anschaffungskosten, ausgehend vom Ladenpreis, zulässig. Durch Kürzung des Ladenpreises um die Umsatzsteuer und um die durchschnittliche Rabattspanne für die jeweiligen Artikel können die Anschaffungskosten ermittelt werden.