Grundlegende Definition

        Inventurhandlung ist die Tätigkeit des Messens, Zählens, Wiegens sowie jede andere der Bestandserfassung dienende Tätigkeit im kaufmännischen Bereich.

        Inventur ist die Gesamtheit aller einzelnen Inventurhandlungen.

        Inventurstichtag ist der kalendermäßig definierte Tag, an dem eine Inventur durchzuführen ist.

        Stichtagsinventur  ist jede am Inventurstichtag vorgenommene Inventurhandlung.

        Verlegte Inventur ist die Inventur, die bis zu maximal 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Inventurstichtag durchgeführt wird.

Aufgaben der Inventur

Zu Beginn des Handelsgewerbes sowie am Ende jedes Geschäftsjahres muss der Kaufmann eine Inventur durchführen. Aus den Ergebnissen dieser Inventur ist ein Inventar aufzustellen, das wiederum die zahlenmäßige Grundlage für die Eröffnungsbilanz bzw. für das folgende Geschäftsjahr liefert.

Die Inventur ist somit Grundlage für den Jahresabschluss.

Grundsätze der Inventur

        Grundsatz der Vollständigkeit: sämtliche Vermögensgegenstände/Schulden sind im Inventar zu verzeichnen.

        Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: gefordert wird eine nachprüfbare Richtigkeit der Inventur, wobei der Aufwand für die Feststellung von Mengen und Preisen wirtschaftlich vertretbar sein muss.

        Grundsatz der Nachprüfbarkeit und Dokumentation: die Inventur muss auf eine Art und Weise erstellt sein, dass ein sachverständiger Dritter den Bilanzansatz überprüfen kann.

        Grundsatz der Einzelerfassung: nach § 252, Abs. 3, HGB, müssen bei der Inventur Vermögensgegenstände und Schulden einzeln erfasst und bewertet werden.

Inventurzeitpunkt:

Die Wahl des Zeitpunktes der Inventurdurchführung ist in § 240, Abs.1 und 2, HGB geregelt. Allgemein hat die Inventur an einem Inventurstichtag stattzufinden. Abhängig vom Zeitpunkt der Inventuraufnahme unterscheidet man zwischen Stichtagsinventur, verlegter Inventur und permanenter Inventur.

Stichtagsinventur

Die Inventur erfolgt zum Inventurstichtag. Die Inventuraufnahme muss aber nicht exakt am Inventurstichtag vorgenommen werden, sondern lediglich zeitnah, d.h. innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Inventurstichtag. Dabei muss sichergestellt sein, dass Bestandsveränderungen zwischen dem Bilanzstichtag und dem eigentlichen Aufnahmetag anhand von Belegen und Aufzeichnungen ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

Vorteile einer Stichtagsinventur:

        Stichtagsbezogene Gesamtkontrolle

        Optimale Kontrolle der Buchführung und der Lagerverwaltung

        I.d.R. Betriebsschließung/Produktionsunterbrechung, was die Durchführung der Inventur erleichert

Nachteile einer Stichtagsinventur:

        Hoher Personalaufwand bei der Inventur.

        Betriebsschließung während der Inventuraufnahme und somit kein Umsatz / Ertrag.

        Hoher Zeitdruck bei der Inventur und dadurch mehr Fehler.

        Unflexibilität bzgl. der Aufnahmezeit. Keine Möglichkeit, die Aufnahme in Zeiten mit niedrigen Beständen zu legen.

Vor-/nachverlegte Inventur

Nach §241 Abs. 3, HGB, kann die jährliche Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag durchgeführt werden. Der dabei festgestellte Bestand muss wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden.

Ausnahme:

Vermögensgegenstände mit hohem Wert, hohem Schwund oder Vermögensgegenstände, die starken Preisschwankungen unterliegen, sollten möglichst nahe am Inventurstichtag aufgenommen werden. Dasselbe gilt für Vermögensgegenstände, für die bestimmte steuerliche Vergünstigungen in Anspruch genommen werden.

Vorteile einer vor- bzw. nachgelagerten Inventur:

        Die Inventur kann nach und nach mit sachkundigem Personal durchgeführt werden.

        Die Inventur kann sich betrieblichen Besonderheiten anpassen (niedrige Bestände).

        Die Inventur kann auf einen Zeitpunkt innerhalb von 5 Monate verteilt werden.

        Die Bestandsfortschreibung ist im Vergleich zur permanenten Inventur einfacher und sicherer.

        Mehr Zeit für Analyse von Inventurdifferenzen (bei vorverlagerter Inventur).

Nachteile einer vor- bzw. nachgelagerten Inventur:

        Wertfortschreibung und –rückrechnung sind zusätzliche Fehlerquellen

        Mehr Arbeit durch Abstimmung von Inventur- und Bilanzstichtag.

Permanente Inventur

Aufgrund des §241, Abs.2, HGB, kann das Inventar für den Bilanzstichtag auch ganz oder teilweise auf Grund einer permanenten Inventur erstellt werden. Bei der sogenannten permanenten Inventur können die einzelnen Inventurhandlungen aufs ganze Jahr verteilt stattfinden und ersetzen damit eine auf einen bestimmten Inventurstichtag abgestellte Inventur. Der Zeitpunkt der Bestandsaufnahme und die Inventurerstellung zum Bilanzstichtag aus der Lagerbuchführung/Warenwirtschaft fallen somit auseinander.

 Für eine permanente Inventur müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein (H 30 EstR):

        In den Lagerbüchern bzw. im Computer müssen alle Bestände, sowie alle Zugänge und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge eingetragen werden und belegmäßig nachgewiesen werden.

        Mindestens einmal pro Geschäftsjahr muss durch eine körperliche Inventur geprüft werden, ob das in den Lagerbüchern oder im Computer (Warenwirtschaft) ausgewiesene Vorratsvermögen mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt.

        Über die Inventuraufnahme und das Ergebnis der Inventur sind Aufzeichnungen anzufertigen. Diese Aufzeichnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Ausnahmen für eine permanente Inventur:

Vermögensgegenstände mit hohem Schwund,  hohem Wert oder bei denen erfahrungsgemäß hohe Mengendifferenzen auftreten, sollten nicht durch eine permanente Inventur erfasst werden.

Vorteile einer permanenten Inventur:

        Der Aufnahmezeitpunkt ist frei wählbar.

        Aufnahmearbeiten lassen sich auf das gesamte Jahr verteilen.

        Kein so großer Zeitdruck, dadurch bessere Ergebnisse.

        Bei der Aufnahme kann qualifizierteres Personal eingesetzt werden.

        Bestandsaufnahme kann bei niedrigen Beständen durchgeführt werden.

        Betriebliche Prozesse werden nicht so stark gestört.

Nachteile einer permanenten Inventur:

        Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung, bzw. Warenwirtschaft.

        Fehler in der Handhabung der Warenwirtschaft schlagen direkt auf das Inventurergebnis durch.

        Keine stichtagsbezogene Gesamtkontrolle.

        Nicht für alle Bestände anwendbar.

        Eine genaue, eindeutige Abgrenzung der zu erfassenden Bestände ist oft nicht möglich.